Вы здесь

Порядок предоставления государственной услуги по проставлению апостиля

Перечень и последовательность административных процедур

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

  • прием и регистрация официальных документов, поступивших в центральный аппарат Минюста России (территориальный орган Минюста России) для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме официальных документов;

  • формирование и направление межведомственного запроса об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги <*>;

  • рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;

  • проставление апостиля;

  • выдача или отправка официальных документов заявителю;

  • отказ в предоставлении государственной услуги.

Прием и регистрация официальных документов, поступивших в центральный аппарат Минюста России (территориальный орган Минюста России) для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме официальных документов

Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в центральный аппарат Минюста России (территориальный орган Минюста России) официальных документов для предоставления государственной услуги.

Официальные документы представляются в центральный аппарат Минюста России (территориальный орган Минюста России) заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.

Датой поступления документов является дата их регистрации в центральном аппарате Минюста России (территориальном органе Минюста России).

5. Прием и регистрацию официальных документов осуществляет специалист, уполномоченный принимать документы. При этом официальные документы и запрос заявителя на предоставление государственной услуги, поступившие почтовой связью или доставленные курьерской службой доставки, предварительно регистрируются в структурном подразделении центрального аппарата Минюста России (территориального органа Минюста России), осуществляющего документационное обеспечение входящей корреспонденции.

Специалист, уполномоченный принимать официальные документы, при поступлении документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 34 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.

В случае установления оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 34 Административного регламента, специалист, уполномоченный принимать документы, незамедлительно сообщает уполномоченному должностному лицу об установлении оснований для отказа в приеме документов.

Уполномоченное должностное лицо рассматривает основания для отказа в приеме официальных документов, установленные специалистом, уполномоченным принимать документы.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.

В случае принятия уполномоченным должностным лицом решения об отказе в приеме официальных документов специалист, уполномоченный принимать документы, в устной форме разъясняет заявителю основания для отказа в приеме документов, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов и возвращает заявителю представленные документы.

По письменному требованию заявителя специалист, уполномоченный принимать документы, готовит проект письма заявителю об отказе в приеме документов (в письменном требовании заявитель указывает способ получения им такого письма - на руки или почтовой связью).

В проекте письма специалист, уполномоченный принимать документы, излагает установленные основания для отказа в приеме официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов.

Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, специалист, уполномоченный принимать документы, представляет на подпись уполномоченному должностному лицу.

Уполномоченное должностное лицо подписывает письмо об отказе в приеме официальных документов и передает специалисту, уполномоченному принимать документы.

Специалист, уполномоченный принимать документы, выдает письмо об отказе в приеме официальных документов с приложением представленных официальных документов заявителю на руки или передает указанное письмо и официальные документы в структурное подразделение центрального аппарата Минюста России (территориального органа Минюста России), ответственного за документационное обеспечение исходящей корреспонденции для отправки заявителю.

В случае поступления официальных документов и запроса о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки письменный отказ в приеме официальных документов с приложением официальных документов передается в структурное подразделение центрального аппарата Минюста России (территориального органа Минюста России), ответственное за документационное обеспечение исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.

Срок подготовки письма заявителю об отказе в приеме официальных документов не должен превышать 1 рабочего дня со дня представления документов.

В случае установления отсутствия оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 34 Административного регламента, специалист, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал учета входящих документов для проставления апостиля (приложение N 4 к Административному регламенту) запись о приеме официальных документов, которая содержит:

  • порядковый номер записи;

  • дату приема официальных документов;

  • данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность, наименование юридического лица, контактный телефон);

  • наименование и реквизиты официальных документов;

  • название государства предъявления официальных документов;

  • фамилию и инициалы специалиста, принявшего официальные документы.

При поступлении официальных документов с письменным запросом заявителя о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, уполномоченный принимать документы, делает отметку в графе 7 журнала о поступлении официальных документов почтовой связью. В графы 3, 4 и 5 журнала специалистом, уполномоченным принимать документы, вносятся сведения в соответствии с письменным запросом заявителя.

Также допускается ведение в электронном виде журнала учета входящих официальных документов для проставления апостиля, в том числе с использованием автоматизированных информационных систем.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый из представленных официальных документов.

Специалист, уполномоченный принимать документы, оформляет расписку о приеме официальных документов (приложение N 5 к Административному регламенту), в которой указываются:

  • дата приема официальных документов;

  • данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица, наименование юридического лица);

  • количество принятых официальных документов;

  • название государства предъявления официальных документов;

  • порядковый номер записи в журнале учета входящих официальных документов, представленных для проставления апостиля;

  • дата выдачи официальных документов и график приема заявителей;

  • номер телефона, по которому заявитель в течение срока предоставления государственной услуги может получить информацию о ходе предоставления государственной услуги;

  • фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы.

Специалист, уполномоченный принимать документы, ставит в расписке свою подпись.

Расписка о приеме официальных документов может быть заполнена в электронном виде (в том числе с использованием автоматизированных информационных систем), с одновременной распечаткой расписки для передачи ее заявителю.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

Специалист, уполномоченный принимать документы, передает заявителю расписку. Заявитель расписывается в получении расписки о приеме официальных документов в соответствующей графе журнала учета входящих документов для проставления апостиля или на втором экземпляре расписки (в случае ведения в электронном виде журнала входящих документов для проставления апостиля).

После выполнения действий по приему и регистрации официальных документов, поступивших для предоставления государственной услуги, специалист, уполномоченный принимать документы, передает принятые официальные документы специалисту, уполномоченному на составление апостиля.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

Формирование и направление межведомственного запроса для получения информации об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги

Основанием для начала данной административной процедуры является получение официальных документов специалистом, уполномоченным на составление апостиля.

Специалист, уполномоченный на составление апостиля, после получения официальных документов формирует с использованием программно-технических средств запрос в Федеральное казначейство (его территориальный орган) о предоставлении информации об оплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги и направляет запрос адресату по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Результатом выполнения административной процедуры является получение из Федерального казначейства (его территориального органа) запрашиваемой информации.

Рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Основанием для начала данной административной процедуры является поступление официальных документов к специалисту, уполномоченному на составление апостиля.

Специалист, уполномоченный на составление апостиля, после поступления к нему официальных документов устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 35 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия - 20 минут на каждый документ.

При отсутствии в центральном аппарате Минюста России (территориальном органе Минюста России) образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и/или оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, специалист, уполномоченный на составление апостиля, оформляет официальный запрос на получение образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и/или образца оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ.

В официальном запросе также указывается, что в случае невозможности предоставления образца подписи лица, подписавшего официальный документ, и/или оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, в ответе на запрос должна содержаться информация о подтверждении или неподтверждении соответствующим органом (лицом) факта совершения официального документа. При этом в официальном запросе указывается наименование официальных документов, представленных заявителем, их реквизиты, фамилия и инициалы лица, в отношении которого оформлены документы.

Максимальный срок выполнения административного действия - 30 минут.

Специалист, уполномоченный на составление апостиля, передает оформленный запрос на подпись уполномоченному должностному лицу.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

Уполномоченное должностное лицо подписывает запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и/или образца оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, и передает специалисту, уполномоченному на составление апостиля.

Сециалист, уполномоченный на составление апостиля, передает запрос в структурное подразделение центрального аппарата Минюста России (территориального органа Минюста России), ответственное за документационное обеспечение исходящей корреспонденции, для отправки по назначению.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

Специалист, уполномоченный на составление апостиля, информирует заявителя о направлении запроса и о сроке предоставления государственной услуги, предусмотренном пунктом 28 Административного регламента, на личном приеме или по телефону для справок при обращении заявителя за информацией о ходе предоставления государственной услуги.

При получении образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и/или оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, подтверждения полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждения факта совершения документа специалист, уполномоченный на составление апостиля, осуществляет действия, предусмотренные пунктом 74 Административного регламента, в день получения ответа лица (органа), которому был отправлен запрос.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут.

Полученные образцы подписи лица, подписавшего официальный документ, и/или оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, а также подтверждение полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждение факта совершения документа помещаются специалистом, уполномоченным на составление апостиля, в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей.

После выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 74 Административного регламента, специалист, уполномоченный на составление апостиля, принимает решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги.

Решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги принимается в день завершения выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 74 Административного регламента.

Проставление апостиля

Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на составление апостиля, отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Специалист, уполномоченный на составление апостиля, приступает к проставлению штампа "Апостиль".

Форма апостиля должна соответствовать образцу, содержащемуся в приложении к Конвенции.

Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ, и в надлежащем случае - подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Апостиль проставляется на самом официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.

Апостиль составляется на русском языке. Заголовок апостиля должен быть дан на французском языке: "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".

Проставление апостиля на самом официальном документе осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль" с его последующим заполнением.

Оттиск штампа "Апостиль" проставляется в конце текста официального документа на свободном от него месте, либо на оборотной стороне официального документа, либо на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.

Проставление оттиска штампа "Апостиль" на отдельном листе осуществляется на листе бумаги формата A4.

В случае проставления апостиля на отдельном листе листы официального документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо тонким шнуром (лентой).

Последний лист официального документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой". На обороте листа с текстом апостиля делается запись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) листов с указанием фамилии, инициалов и должности лица, уполномоченного на подписание апостиля.

Апостиль может быть подготовлен также методом компьютерного набора. Для подготовки апостиля также допускается использование информационных автоматизированных систем.

Подготовка апостиля методом компьютерного набора осуществляется на отдельном листе бумаги формата A4.

Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки, зачеркнутые слова и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском гербовой печати.

В апостиле могут применяться штампы с текстом соответствующих надписей.

Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным, отличным от предусмотренного Административным регламентом способом, не допускается.

Штамп "Апостиль" заполняется специалистом, уполномоченным на составление апостиля, в следующем порядке:

  • в пункте 1 апостиля - Российская Федерация;

  • в пункте 2 апостиля - фамилия в творительном падеже и инициалы лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля. В случае, если в официальном документе не предусмотрена подпись конкретного должностного лица и его фамилия, а документ исходит от органа, в пункте 2 апостиля указывается: "подпись не предусмотрена";

  • в пункте 3 апостиля - должность лица, подписавшего официальный документ. Если официальный документ подписан несколькими лицами, указывается должностное положение главного из них по должности (например, председательствующего в составе суда);

  • в пункте 4 апостиля - официальное наименование органа, удостоверившего документ оттиском печати;

  • если официальный документ удостоверен, выдан или засвидетельствован несколькими нотариусами, пункты 2, 3 и 4 апостиля заполняются на каждого из нотариусов; при этом в пункте 2 указываются фамилия и инициалы каждого нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса), в пункте 3 - должность каждого, а пункте 4 - фамилия и инициалы нотариуса, печатью которого удостоверен документ, и наименование нотариального округа;

  • в пункте 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль;

  • в пункте 6 апостиля - дата его проставления;

  • в пункте 7 апостиля - в творительном падеже фамилия и инициалы, должность лица, подписавшего апостиль, а также наименование удостоверяющего органа;

  • в пункте 8 апостиля указывается его номер.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут на каждый документ.

После составления апостиля специалист, уполномоченный на составление апостиля, передает официальный документ с заполненным штампом "Апостиль" уполномоченному должностному лицу для подписания и проставления оттиска гербовой печати.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

Уполномоченное должностное лицо в случае принятия решения о проставлении апостиля подписывает апостиль (пункт 10 апостиля), заверяет своей подписью количество прошитых, пронумерованных и скрепленных листов на официальном документе, проставляет оттиск гербовой печати на апостиле и на месте бумажной "звездочки" (пункт 9 апостиля).

Оттиск гербовой печати, проставляемый на месте бумажной "звездочки", должен располагаться равномерно на "звездочке" и на листе.

При проставлении в пункте 9 апостиля оттиска гербовой печати допускается выступ оттиска за рамки апостиля.

При получении официального документа с подписанным апостилем и проставленным на нем оттиском гербовой печати специалист, уполномоченный на составление апостиля, вносит в журнал регистрации апостиля (приложение N 6 к Административному регламенту) запись, в которой указываются:

  • регистрационный номер апостиля (пункт 8 апостиля);

  • дата проставления апостиля (пункт 6 апостиля);

  • наименование и реквизиты официального документа, на котором проставлен апостиль;

  • фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего официальный документ (пункты 2 и 3 апостиля соответственно);

  • фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль (пункт 7 апостиля);

  • фамилия, инициалы специалиста, уполномоченного на составление апостиля, установившего отсутствие оснований для отказа в проставлении апостиля;

  • данные о заявителе (фамилия, инициалы физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность, наименование юридического лица);

  • дата и сумма платежа государственной пошлины за проставление апостиля (если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины, в графе 8 журнала регистрации апостиля указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины);

  • название государства предъявления официального документа.

Журнал учета регистрации апостиля ведется в бумажном или электронном виде (в том числе с использованием автоматизированных информационных систем).

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый официальный документ.

После выполнения действий, предусмотренных пунктом 98 Административного регламента, специалист, уполномоченный на составление апостиля, передает документы специалисту, уполномоченному выдавать документы.

Выдача или отправка официальных документов заявителю

Основанием для начала данной административной процедуры является поступление официальных документов с проставленным апостилем специалисту, уполномоченному выдавать документы.

Выдача документов осуществляется заявителю или его представителю при предъявлении расписки о приеме официальных документов и документа, удостоверяющего личность. В случае утраты расписки документы выдаются заявителю при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, или его представителю (при предъявлении доверенности от заявителя, в том числе в простой письменной форме).

Специалист, уполномоченный выдавать документы, знакомит заявителя (его представителя) с перечнем выдаваемых официальных документов (оглашает названия выдаваемых документов). Заявитель (его представитель) расписывается в получении документов в соответствующей графе журнала регистрации апостиля. При ведении в электронном виде журнала регистрации апостиля специалист, уполномоченный выдавать документы, распечатывает строку журнала, соответствующую записи о приеме документов заявителя, для проставления заявителем даты и подписи.

Максимальный срок выполнения административного действия - 5 минут.

В случае поступления официальных документов и запроса о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, уполномоченный выдавать документы, готовит проект письма об отправке официальных документов и передает проект письма с приложением официальных документов на подпись уполномоченному должностному лицу.

Уполномоченное должностное лицо подписывает письмо и передает специалисту, уполномоченному выдавать документы.

Специалист, уполномоченный выдавать документы, передает письмо с приложением официальных документов в структурное подразделение центрального аппарата Минюста России (территориального органа Минюста России), ответственное за документационное обеспечение исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.

После отправки официальных документов заявителю специалист, уполномоченный выдавать документы, вносит в журнал регистрации апостиля отметку об отправке документов заявителю с указанием даты отправки.

21 ноября 2012 года
Нашли ошибку на сайте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter
Будет отправлен следующий текст:
Можете добавить свой комментарий (не обязательно).